Jeśli dopiero zaczynasz współpracę z wirtualną asystentką, pewnie zastanawiasz się, jak to zrobić, żeby zadanie zostało wykonane tak, jak sobie tego życzysz. Zapewne masz w głowie wizję, jaki ma być efekt końcowy. Jak tę wizję przekazać wirtualnej asystentce i mieć pewność, że zlecenie będzie wykonane w zadowalający sposób?
Bądź konkretny
Zanim zlecisz wykonanie zadania, przemyśl dokładnie, co chcesz zlecić. Bądź bardzo szczegółowy i konkretny, żadnego owijania w bawełnę i domysłów.
Powiedzmy, że masz dosyć prowadzenia swojego fanpage na FB. Zastanów się, jaki to zakres obowiązków. Czy wirtualna asystentka ma sama wymyślać posty, czy wrzucać treści, które Ty przygotujesz? Ile postów tygodniowo? Jakiego typu posty: cytaty, zdjęcia (Twoje, z banków zdjęć?), odnoszenie się do wiadomości ze świata dotyczących konkretnego tematu, tworzenie zupełnie nowych, rozbudowanych postów (na jakie tematy?), informacje o promocjach?
Jeśli nie masz strategii rozwoju fanpage i sam nie wiesz, jakie treści chcesz umieszczać – poinformuj wirtualną asystentkę, że potrzebujesz z tym pomocy.
Czy wirtualna asystentka ma odpowiadać na komentarze i wiadomości z Messengera?
Zlecenie, które brzmi: poprowadź fanpage XYZ, nie mówi zbyt wiele. Doprecyzuj je.
Jakiego efektu oczekujesz?
Weźmiemy przykład wideo, które miałam ostatnio okazję zmontować dla mojego klienta. Łukasz ten krótki filmik chciał umieścić na swoim Instagramie. Oto treść zadania, które zlecił mi Łukasz. Lepiej nie dało się tego opisać:
Udostępniam Ci wideo pełne:
[link do pliku na Google Drive]
1. Zrób z niego 1 minutowe wideo
2. Wybierz fragment gdy mówię o „Rozbij swój cel na mniejsze” ok 8:30 min
3. tak by nie zaczynał i nie kończył się za bardzo wyrwany z kontekstu
4. Nowe wideo w kwadracie proporcje 1:1
5. Oryginalne wideo w poziomie, wyśrodkowane względem góra/dół
6. Na górze stały nagłówek WIELKIMI literami, np: „ROZBIJ SWÓJ CEL”, czcionka ciut większa
7. Na dole max 3 wersy napisów, tego co jest mówione na wideo: czcionka mniejsza, małe literki
8. Za jednym razem możesz wyświetlić np 3 zdania, co zajmie kilka(naście sekund), gdy to się skończy, robisz kolejne
9. Napisy nie muszą być słowo w słowo, to co jest mówione, ważne, by oddawały treści (mogą być nieco uproszczone) i nie zawierały błędów, które dopuszczalne są w mowie
10. Tło, a właściwie te górne i dolne paski mogą być: białe, czarne, w kolorze wideo
11. ważne by wtedy odpowiednio dobrać kolor czcionki
12. idziemy w zieleń: #1ab39 lub #cddd1a
13. Ja korzystam z aplikacji InShot – https://apps.apple.com/us/app/inshot-video-editor/id997362197
14. Mam wrażenie, że szybciej robi mi się montaż na telefonie, niż gdyby przerzucać to na komputer
15. Choć nie ukrywam, że dłubanie z napisami jest ciut niewygodne na małym ekranie
16. Przykładowe wideo:
17. https://www.instagram.com/p/Bt5Q2PfiL-m/?utm_source=ig_web_button_share_sheet
https://www.instagram.com/p/BretPofl_Rv/?utm_source=ig_web_button_share_sheet (tutaj nie ma full napisów )
Łukasz dokładnie opisał, czego oczekuje.
Jeśli jednak sam nie wiesz, jaki ma być efekt i oczekujesz od wirtualnej asystentki kreatywności – zakomunikuj to.
Procedury
Może Ci się wydawać, że samo opisanie zadania przez Łukasza, zajęło co najmniej tyle samo czasu co faktyczne wykonanie zadania.
I pewnie masz rację, ale zauważ jedną rzecz: Łukasz opisał zadanie raz. Kiedy będzie potrzebował kolejne wideo tego typu, napisze po prostu: stwórz wideo na takiej samej zasadzie jak poprzednim razem.
Dla mnie będzie to jasny komunikat, a Łukasz nie będzie tracił czasu ani na wykonanie zadanie, ani na opisanie go, ani dodatkową wymianę wiadomości, które miałyby na celu doprecyzowanie zlecenia.
Jeśli zadanie jest powtarzalne i ma być zawsze wykonywane w określony sposób, powinieneś stworzyć procedurę. Dzięki temu unikniesz niejasności. Wirtualna asystentka z procedurą zapoznaje się raz, zgłasza ewentualne wątpliwości, a później wykonuje zadanie dokładnie w taki sposób, w jaki sobie życzysz.
Kontrola i wsparcie
Dla wirtualnej asystentki bardzo ważne jest, żeby mogła zwrócić się do Ciebie w razie problemów. Oczywiście nie chodzi o to, żeby co chwilę zawracała Ci głowę. Raczej o to, żeby dać jej przestrzeń na pytania. Dzięki temu będzie czuła się pewniej i sprawniej wykona zadanie.
Jeśli oczekujesz raportów z wykonywanego zadania – powiedz o tym asystentce i ustal z nią jak często i w jakiej formie będzie dawała Ci znać o postępach prac. Możecie ustalić, że właśnie przy okazji raportowania wirtualna asystentka będzie zadawała pytania, jeśli jakieś się pojawią.
Unikaj kontroli i pytania co chwilę, jak idzie wykonywanie zlecenia. To bardzo rozpraszające.
Współpraca z wirtualną asystentką to umiejętność taka, jak każda inna – trzeba się tego nauczyć. Jeśli jednak wspólnie wypracujecie system, który działa gwarantuję, że Twoja praca stanie się o niebo łatwiejsza, a Ty odzyskasz chociaż część swojego czasu.
Jeżeli dopiero zastanawiasz się nad tym, czy praca z wirtualną asystentką jest dla Ciebie i nie wiesz, jakie zadania mógłbyś właściwie jej zlecić, pobierz zeszyt ćwiczeń, który dla Ciebie przygotowałam. Dzięki niemu stworzysz listę zadań, które możesz oddelegować, dopasowaną dokładnie do Twojego biznesu. Będziesz wiedział, z których zadań może Cię odciążyć wirtualna asystentka.
