Asana to narzędzie do zarządzania projektami. Słyszałam gdzieś opinię, że kiedy ktoś odkryje, jakim ułatwieniem jest używanie aplikacji do zarządzania czasem w codziennej pracy, zaczyna od Trello, później przeskakuje do Nozbe i kończy na Asanie.

Ma to dużo sensu. Asana jest najbardziej rozbudowanym narzędziem, dlatego też lepiej uczyć się planowania z aplikacjami od łatwiejszych programów. Trzeba poświęcić trochę czasu na naukę i niestety łatwo zniechęcić się na początku.

Jeśli rzucisz się na głęboką wodę, możesz dojść do wniosku, że Asana jest zbyt skomplikowana.
Żeby używać jej efektywnie, należy małymi krokami poznać to narządzie i wyrobić sobie nawyk korzystania z niego codziennie.

Dotyczy to też wszystkich innych aplikacji do zarządzania projektami. Systematyczność to klucz do sukcesu.
Jak zatem zacząć pracę z Asaną?

Jak zacząć używać Asany?

---

Przede wszystkim, musisz założyć konto. Zarejestrować się możesz na stronie Asany

Po zalogowaniu wchodzisz do panelu. Jeśli jesteś nowym użytkownikiem, twoja strona główna (home) jest pusta. Ja, na potrzeby dzisiejszego wpisu, wprowadziłam moją procedurę dodawania wpisu na blog i stworzyłam projekt „Jak zacząć korzystać z Asany”, żeby pokazać Ci, jak planuję w Asanie, używając prawdziwego projektu.

Omówienie panelu

---

Asana ma wiele funkcji, które mogą przytłoczyć. Omówię te najbardziej przydatne na samym początku korzystania.

W panelu po lewej stronie znajdują się:

1. Home – strona główna, na której widać zadania, których deadline upływa niedługo.
2. My Tasks – moje zadania. Domyślnie są sortowane od ostatnio dodanych. Dla mnie nie jest to wygodne, dlatego swoje zadania posortowałam od najbardziej pilnych (czyli takich, których deadline jest najbliżej). Możesz to zrobić klikając sort / due date:

Jeśli chcesz zachować taki układ, obok klikasz … / save layout as default:

Bardzo wygodną opcją jest podgląd zadań w kalendarzu. Kliknij calendar w górnej części panelu:

3. Inbox – miejsce, gdzie dostaniesz powiadomienie, jeśli ktoś przypisze do Ciebie zadanie, doda komentarz do Twojego zadania lub do projektu, do którego jesteś dodana, czyli który obserwujesz (follow) oraz jeśli ktoś wyśle do Ciebie wiadomość używając funkcji conversation.

Kiedy rano wejdziesz do Asany, w zakładce inbox pojawią się zadania, które zostały zaplanowane dla Ciebie na dzisiejszy dzień.

Kiedy masz wiadomość w skrzynce, obok napisu inbox pojawia się pomarańczowe kółko.

4. Teams – tu możesz tworzyć zespoły, które będą pracować nad projektami. Funkcja tworzenia wielu zespołów jest przydatna, jeśli zajmujesz się kilkoma projektami, w których uczestniczą różni ludzie. Jeśli stale pracujesz z tymi samymi ludźmi, których jest niewiele i zazwyczaj wszyscy współpracują przy wszystkich projektach, możesz mieć tylko jeden zespół.

Pomarańczowy +

---

Jak dodać zadanie?

---

1. Kliknij + i wybierz task
2. Uzupełnij dane dotyczące zadania. Poniżej znajdziesz ściągę:

Jak dodać projekt?

---

1. Kliknij + i wybierz project
2. Wybierz istniejący szablon lub blank project (pusty projekt). Na początek polecam tworzenie własnych projektów od podstaw:

3. Wypełnij pola:

Zwróć uwagę, że masz dostępnych parę opcji w default view:

• List – klasyczna lista zadań, działająca na podobnej zasadzie jak w Nozbe;
• Board – tablica bardzo podobna do tej, której używa się w Trello;
• Calendar – widok w kalendarzu;

Poeksperymentuj i sprawdź, który układ najbardziej Ci odpowiada. Może być tak, że w niektórych projektach lepiej sprawdzi Ci się lista, a w innych tablica.

4. Kiedy klikniesz create project, zostaniesz odesłany do nowego projektu, w którym będziesz mógł dodawać zadania. Zadania w projekcie możesz dodawać za pomocą przycisków zaznaczonych na żółto oraz znaku +:

5. Jeśli Twój projekt dzieli się na etapy, bardzo wygodne jest podzielenie go na sekcje. Tak jak ja podzieliłam swój proces dodawania wpisu:

Sekcję możesz dodać klikając + add section:

Jak rozpocząć rozmowę?

---

Asana umożliwia rozmowę z członkami zespołu na dwa sposoby. Możesz dodawać komentarze w zadaniach:

1. Kliknij w zadanie, a po prawej stronie rozwinie się dodatkowy panel:

2. W dolnej części panelu kliknij ask a question or post an update, wpisz komentarz i kliknij comment.

3. Osoby, które na liście na dole są oznaczone jako followers, będą otrzymywali wszystkie komentarze dotyczące zadania.

Nie wszystkie pytania, które kierujesz do zespołu muszą być związane z konkretnym zadaniem. Możesz dodać konwersację w ten sposób:

1. Kliknij pomarańczowy + i wybierz conversation
2. Uzupełnij pola:

Jak zaprosić osobę do zespołu?

---

1. Kliknij pomarańczowy + i wybierz invite;
2. Wypełnij pola poniżej:

3. Osoba zaproszona dostanie maila z zaproszeniem i otrzyma dostęp do zespołu, który wybrałeś. Jeśli masz kilka zespołów, nowa osoba będzie widziała tylko projekty przypisane do zespołu, którego jest członkiem.

Minusy Asany

---

Jest jedna rzecz, której w Asanie nie lubię. To znikające zadania. Kiedy oznaczysz zadanie jako ukończone, ono znika.

Możesz pomyśleć, przecież to logiczne, po co zadania mają zostawać na liście?

Czasem możesz mieć potrzebę powrotu do ukończonego zadania w poszukiwaniu informacji czy dodatkowych załączników. W Asanie to utrudnione dlatego często nie odhaczam zadań, które wiem, że mogą mi się przydać, kiedy pracuję nad projektem.

Fajne rozwiązanie tego problemu ma Nozbe. Zadanie po odhaczeniu zostaje na liście do końca dnia. Powodem wprowadzenia takiego systemu był aspekt psychologiczny. To bardzo satysfakcjonujące, kiedy widzisz, ile zadań już wykonałeś w ciągu dnia.

Rady, jak zacząć pracę z Asaną

---

Chcę napisać o rozpoczęciu pracy z Asaną, ale te rady równie dobrze sprawdzą się przy Nozbe czy Trello.

Klucz to małe kroki.

Zacznij od zwykłej, codziennej listy zadań. Wejdź w my tasks po lewej stronie panelu i po prostu dodaj zadania, które masz wykonać dziś oraz następnego dnia.

Możesz zacząć od prostego procesu. Wprowadź w Asanę procedurę, przez którą często przechodzisz. Wprowadzaj terminy do zadań z procedury i konsekwentnie je realizuj.

Najważniejsza jest systematyczność. Na początku może Ci się wydawać, że zamiast oszczędzać czas i być lepiej zorganizowanym, gubisz się w zadaniach i opcjach. Jeśli będziesz codziennie, konsekwentnie korzystać z Asany wyrobisz sobie nawyk i na pewno nie będziesz chciał wrócić do planowania na papierze.

Jeśli dodatkowo chcesz korzystać z Asany do komunikacji ze współpracownikami, bardzo szybko przekonasz się, że jest to dużo bardziej efektywne niż wymienianie maili.

Obserwując rynek widzę, że bardzo wielu przedsiębiorców korzysta z Asany i jej znajomość jest wymagana przez wielu klientów, którzy szukają wirtualnej asystentki.

Ja jestem zdecydowaną fanką korzystania z Asany we współpracy z klientami. To bardzo wygodne.