Procedury. Brzmi strasznie prawda? Z czym Ci się kojarzą? Ze sztywnym zbiorem reguł? Z zabójcą kreatywności? Ja uważam, że jest wręcz odwrotnie. Procedury pozwalają nam się skupić na kreatywnej części zadania, bo zwalniają nas z myślenia o powtarzalnych czynnościach. To doskonałe narzędzie, które umożliwia sprawne delegowanie zadań.

Wyjaśnię Ci dlaczego warto tworzyć procedury oraz jak to zrobić, żeby były skuteczne.

Kiedy zacząć tworzyć procedury?

---

Jak najszybciej! Mówię poważnie, jak tylko zaczniesz swoją działalność, zacznij tworzyć procedury do powtarzalnych zadań. Na początku procedury tworzysz przede wszystkim dla siebie. Dzięki nim, będziesz pracować sprawniej.

Po co tworzyć procedury?

---

Oszczędność czasu

Weźmy przykład mojej procedury dodania wpisu na blog. To checklista, przez którą przechodzę zawsze, kiedy dodaję wpisy na moim blogu. Stworzyłam ją już po dodaniu drugiego wpisu. Dlaczego? Bo kiedy opublikowałam drugi wpis, okazało się że: odstępy między akapitami były inne niż w pierwszym wpisie, jeden link nie działał, zapomniałam ustawić meta opis w Yoast SEO. I parę innych spraw. Musiałam spędzić dodatkowy czas poprawiając opublikowany wpis. Nie wspominając o tym, jak długo zastanawiałam się, czy na pewno o niczym nie zapomniałam. Dlatego wypisałam checklistę, przez którą przechodzę zawsze, kiedy publikuję swój artykuł.

Tak wygląda checklista:

Kolejność jest umowna. Zdarza się, że wykonuję zadania w innej kolejności, a części nie wykonuję w ogóle, np. nie zawsze umieszczam grafiki we wpisach.

Ta lista znacznie ułatwiłaby mi zadanie, gdybym chciała oddelegować dodawanie wpisu na blogu.

Wspomaganie pamięci i unikanie błędów

Pamięć ludzka jest zawodna. Dlaczego nie ułatwić sobie życia i zwolnić się z obowiązku pamiętania o wielu drobnych sprawach? Dzięki mojej procedurze dodania wpisu mogę skupić się na kreatywnej części pracy: pisaniu. Nie muszę myśleć o całej reszcie czynności, które trzeba będzie wykonać. Kiedy skończę pisanie, spokojnie zajmę się pozostałymi sprawami. Nie będę wykonywać paru zadań w jednym czasie, w związku z tym ryzyko popełnienia błędu zdecydowanie spada.

Oszczędność czasu

Jeśli będę podążać zgodnie z moją listą, to w momencie dodawaniu wpisu w WordPressie będę mieć gotowe wszystkie komponenty wpisu. Nie będę musiała szukać linków, do których chcę się odnieść, zdjęcia będą już odpowiednio sformatowane i zmniejszone, a tekst poprawiony i gotowy do publikacji.

Dodanie wpisu zajmie mi znacznie mniej czasu, bo nie będę zaprzątać sobie głowy tym, czy na pewno o wszystkim pamiętałam. Zminimalizuję też ryzyko wprowadzania poprawek już po publikacji wpisu, kiedy nagle okazałoby się, że link nie działa czy zdjęcie jest za duże.

Łatwość delegowania

Procedury są nieocenionym narzędziem, jeśli chcemy skutecznie delegować zadania, na przykład wirtualnej asystentce. Jeśli chcesz, żeby zadania były wykonywane w określony sposób, chcesz zminimalizować ilość pytań kierowanych do Ciebie, a przede wszystkim nie chcesz poprawiać, kiedy okaże się, że zadanie nie zostało wykonane tak, jakbyś sobie tego życzył – stwórz dokładne procedury.

Dzięki procedurom wirtualna asystentka szybciej i dokładniej będzie wykonywała zlecone zadania. A Ty będziesz czuł się pewniej, wiedząc że wytłumaczyłeś je tak szczegółowo, jak to tylko możliwe.

Bądź jednak otwarty na wskazówki wirtualnej asystentki. Może się okazać, że wymyśli szybszy sposób na wykonanie zadania. Może się też okazać, że instrukcja nie jest tak dokładna, jak Tobie się wydaje. Dla Ciebie pewne zadania są oczywiste, ale dla wirtualnej asystentki może to być nowość. Dlatego bądź otwarty na jej pytania i wątpliwości, i w razie potrzeby uzupełniaj procedurę.

Jak tworzyć procedury?

---

Spisywanie kroków

Kiedy ja tworzyłam swoją procedurę dodawania wpisu na blog, spisywałam po kolei wszystkie kroki. Następnie, kiedy dodawałam kolejny wpis, postępowałam po kolei według stworzonej instrukcji. Parę kroków dodałam, uzupełniłam instrukcję komentarzami i procedura była gotowa.

Delegowanie

Co jeśli chcesz zatrudnić pracownika, a nie masz procedur do zadań, które chcesz oddelegować? Przygotować procedury najpierw? Niekoniecznie. Bardzo efektywne jest tworzenie procedur na etapie wdrażania. Ty tłumaczysz, nowy pracownik zadaje pytania i na tej podstawie tworzony jest proces. To świetna metoda, bo pracownik pyta o zadania, które dla Ciebie są oczywiste. Dzięki temu stworzona procedura jest bardzo dokładna.

Pamiętaj jednak, że ta metoda wymaga więcej czasu, który przeznaczysz na wdrożenie pracownika. Nie oczekuj, że natychmiast po zatrudnieniu pracownik będzie wykonywał wszystko tak szybko i dokładnie, jak Ty. Każdy potrzebuje czasu na naukę.

Forma

---

Każda forma, która jest dla Ciebie wygodna jest odpowiednia. Może to być zwykła kartka papieru zapisana długopisem, checklista w PDF-ie, projekt w aplikacji do zarządzania czasem. W tym artykule pokazałam Ci moją checklistę. Żeby zaprezentować inne formy tworzenia procedur, w kolejnych postach pojawi się mój proces dodawania wpisu stworzony w Nozbe, Trello i Asanie. Przetestowałam wszystkie te systemy i najlepiej w codziennej pracy sprawdza mi się Nozbe.

Bardzo polecam Ci pracę z procedurami. To potężne narzędzie. Gwarantuję Ci, że jeśli raz spróbujesz, nie będziesz chciał wracać do poprzedniego stanu. Życzę Ci powodzenia!