Wirtualna asystentka to bardzo specyficzny zawód. WA pracuje przeważnie jako freelancer, nie ma nad głową szefa (albo ma kilku szefów, jeśli spojrzymy w ten sposób na klientów wirtualnej asystentki). Zmaga się z bardzo różnorodnymi zadaniami i musi sama pilnować tego, aby wszystkie zlecenia były wykonane na czas.
Jakie cechy charakteru pomogą wirtualnej asystentce w jej pracy?
Dobrze zorganizowana
To zdecydowanie najważniejsze. Musisz sama pilnować swojego czasu, terminów i tak dysponować swoim czasem, żeby nie pogubić się w zadaniach, dostarczać klientom najwyższą jakość i wykonywać zadania na czas. Musisz wiedzieć, kiedy jesteś najbardziej produktywna i tak rozkładać obowiązki, żeby zadania wymagające największych pokładów kreatywności i uważności wykonywać w najlepszym dla siebie czasie.
Jeśli jesteś osobą, która zawsze się spóźnia, uważa że procedury to zabójca kreatywności, zapominasz o terminach, proponuję najpierw popracować nad planowaniem w życiu prywatnym, a dopiero później zainteresować się pracą wirtualnej asystentki.
Lubi uczyć się nowych rzeczy
Po pierwsze dlatego, że biznes cały czas się zmienia, narzędzia są aktualizowane, to co działa na FB teraz, za tydzień może zupełnie nie działać.
Po drugie, musisz stale podwyższać swoje kwalifikacje, żeby nie wypaść z rynku.
Po trzecie, klienci używają różnych programów. Z jednym możesz komunikować się z pomocą Nozbe, z drugim przez Asanę, a trzeci może być przyzwyczajony do swojej skrzynki mailowej. Ty musisz się dostosować i nauczyć korzystania z narzędzi, których klient od Ciebie wymaga.
Musisz też przyzwyczaić się, że nigdy nie nadejdzie moment, kiedy powiesz: potrafię już wszystko, mogę pracować jako WA. NIGDY nie będziesz wiedziała wszystkiego, dlatego lepiej nastaw się na to, że codziennie będziesz uczyła się czegoś nowego.
Punktualna
Jeśli deadline to dla Ciebie tylko wskazówka, do kiedy zadanie ma być wykonane, wybacz, ale nie jest to praca dla Ciebie. Terminowość to niezwykle ważna cecha. Mam zresztą wrażenie, że plagą jest niewykonywanie zleceń w terminie. Podobnie rzecz ma się z płatnościami (dlatego też wirtualne asystentki często zajmują się miękką windykacją, na życzenie klientów).
Bądź terminowa, oraz…
Słowna
Jeśli zobowiązujesz się, że wykonasz zadanie – wykonaj je. To takie proste i trudne jednocześnie. Nie zobowiązuj się, jeśli wiesz, że dysponujesz zbyt małą ilością czasu w grafiku. Nie licz, że doba się rozciągnie. Zawsze wykonuj zadania, które obiecałaś, że wykonasz.
Potrafisz słuchać
Kiedy rozmawiasz z klientem, staraj się wyłapać, z jakimi problemami się mierzy. Nawet jeśli wprost o nich nie mówi. Jeśli zaproponujesz mu dodatkową usługę, o której on nawet nie pomyślał, będzie Ci wdzięczny za odciążenie go z obowiązków. Zyskasz dodatkowe punkty w jego oczach, a jednocześnie zarobisz więcej.
Konkretna
Zadawaj konkretne, szczegółowe pytania i wysyłaj wiadomości, które są przemyślane. Nie ma nic gorszego, kiedy odpowiadasz na wiadomość, a za chwilę wysyłasz jeszcze dwie, bo zapomniałaś o coś zapytać.
Klient wysyła do Ciebie zadanie. Zanim mu odpiszesz, zastanów się dobrze, o co musisz zapytać, żeby je wykonać. Czy wszystko jest dla Ciebie jasne? Które punkty klient musi doprecyzować? Staraj się zamknąć konwersację, wysyłając jak najmniej wiadomości.
To samo z telefonem. Dzwoń tylko wtedy, kiedy dokładnie wiesz, w jakiej sprawie dzwonisz, jakie pytania chcesz zadać lub jaką informację przekazać.
Jeśli jesteś konkretna, oszczędzasz zarówno swój czas, jak i klienta.
A Ty jak myślisz, jakie cechy charakteru przydadzą się w pracy wirtualnej asystentki, a które są niezbędne?
Jeśli czytając ten wpis miałaś wrażenie, jakbym opisywała Ciebie, myślę że doskonale sprawdziłabyś się w pracy wirtualnej asystentki.
